Başlangıç Tarihi : 26.06.2026 - Bitiş Tarihi : 01.01.2030

Üniversitemiz bünyesinde yürütülen TÜBİTAK ve diğer dış kaynaklı projeler kapsamında gerçekleştirilen yurt içi ve yurt dışı kongre, konferans, seminer ve benzeri bilimsel toplantılara katılım, arazi çalışmaları, araştırma-inceleme faaliyetleri ile bu faaliyetlere bağlı seyahat, harcırah, konaklama, ulaşım, araç kiralama, kayıt ücreti, hizmet alımı ve ön ödeme işlemleri; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 6245 sayılı Harcırah Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, ilgili vergi mevzuatı, destekleyici kuruluş uygulama esasları, proje sözleşmeleri ve Üniversitemiz iç düzenlemeleri çerçevesinde yürütülmektedir.

 

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 8 inci maddesinde yer alan “her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu oldukları” hükmü uyarınca, proje kaynaklarının kullanımında mevzuata uygunluk, belgelendirme, hesap verilebilirlik ve mali sorumluluk ilkelerine riayet edilmesi zorunludur.

 

Aynı Kanun’un 32 nci maddesinde yer alan “bütçelerden harcama yapılabilmesi, harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkündür” hükmü gereğince, proje kapsamında yapılacak her türlü harcamanın; hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ve gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgileri içeren usulüne uygun harcama talimatına dayanması gerekmektedir. 5018 sayılı Kanun’un 33 üncü maddesinde düzenlenen “giderin gerçekleştirilmesi” süreci kapsamında ise harcamanın yalnızca yapılmış olması yeterli olmayıp, işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim alınması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin eksiksiz şekilde düzenlenmesi gerekmektedir.

 

Bu çerçevede; uygulama birliğinin sağlanması, işlemlerin mevzuata uygun şekilde yürütülmesi, proje yürütücüleri ile araştırmacıların hak kaybına uğramaması, ödeme süreçlerinde gecikme yaşanmaması ve kamu zararına sebebiyet verilmemesi amacıyla aşağıda belirtilen hususların hatırlatılmasına ihtiyaç duyulmuştur.

 

1. Görevlendirme İşlemleri

Proje kapsamında gerçekleştirilecek yurt içi ve yurt dışı kongre, konferans, seminer ve benzeri bilimsel toplantılara katılım, arazi çalışmaları, araştırma ve inceleme faaliyetleri için seyahat öncesinde usulüne uygun görevlendirme onayının alınması zorunludur.

 

2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 39 uncu maddesi, öğretim elemanlarının yurt içinde ve yurt dışında geçici olarak görevlendirilebilmelerine ilişkin usulü düzenlemekte olup, bu madde kapsamında yapılacak görevlendirmelerde görevin süresi, mahiyeti, yolluk ve yevmiye ödenip ödenmeyeceği, görevlendirmenin hangi bütçe veya proje kaynağından karşılanacağı ve yetkili onay makamı birlikte değerlendirilmelidir.

 

Görevlendirme onaylarında; görevin amacı, gidilecek yer, görev süresi, gidiş-dönüş tarihleri, faaliyetin proje ile ilgisi, ilgilinin projedeki görev ve unvan durumu ile giderlerin hangi proje ve bütçe kaleminden karşılanacağı açık, belirli ve tereddüde yer vermeyecek şekilde gösterilmelidir. Ayrıca harcırah, ulaşım, konaklama, kayıt ücreti, şehir içi ulaşım, araç kiralama ve benzeri giderlerden hangilerinin proje bütçesinden karşılanacağı görevlendirme onayında ayrıca belirtilmelidir.

 

2547 sayılı Kanun’un 39 uncu maddesi kapsamında öğretim elemanlarının kurumlarından yolluk almaksızın yapacakları kısa süreli görevlendirmelerde ilgili amirler tarafından izin verilebilmekte ise de; görevlendirmenin süresinin mevzuatta öngörülen sınırları aşması, yolluk veya yevmiye ödenmesini gerektirmesi ya da giderlerin Üniversite bütçesi, döner sermaye gelirleri veya proje bütçesinden karşılanacak olması halinde, ilgili yönetim kurulu kararı ile Rektör onayının birlikte alınması gerekmektedir.

 

Bu nedenle, proje bütçesinden herhangi bir giderin karşılanmasının talep edildiği görevlendirmelerde yalnızca yönetim kurulu kararı veya yalnızca Rektör oluru ile işlem tesis edilmesi yeterli görülmeyebilecek olup, görevlendirmenin niteliğine göre mevzuatta ve Üniversitemiz uygulamalarında öngörülen tüm onay süreçlerinin seyahat öncesinde tamamlanması gerekmektedir.

 

Görevlendirme onayı alınmadan gerçekleştirilen seyahatlere ilişkin harcırah, ulaşım, konaklama, kayıt ücreti, araç kiralama ve benzeri giderlerin proje bütçesinden karşılanması hukuken mümkün olmayabileceğinden, ilgililerin seyahat öncesinde gerekli izin ve onay işlemlerini tamamlamaları gerekmektedir.

 

Öğrenciler, lisansüstü öğrenciler, bursiyerler ve proje kapsamında görev alan diğer kişilere ilişkin görevlendirme ve izin işlemleri, ilgilinin statüsü ile bağlı bulunduğu birim dikkate alınarak tesis edilmelidir. Lisans, yüksek lisans ve doktora öğrencileri adına yapılacak görevlendirme ve izin işlemlerinin öğrencinin bağlı bulunduğu fakülte, enstitü veya yüksekokul tarafından ilgili eğitim-öğretim mevzuatı ve Üniversitemiz iç düzenlemeleri çerçevesinde yürütülmesi gerekmekte olup, proje yürütücüsü tarafından öğrenci adına tek başına görevlendirme yapılması hukuken yeterli değildir.

 

2. Seyahat Giderleri, Harcırah ve Yolluk Bildirimleri

6245 sayılı Harcırah Kanunu uyarınca harcırah; yol masrafı, gündelik, aile masrafı ve yer değiştirme masrafı gibi unsurlardan oluşmakta olup, geçici görev kapsamında yapılacak ödemelerde görevlendirmenin usulüne uygun olması, seyahatin fiilen gerçekleşmesi ve harcıraha ilişkin belgelerin mevzuata uygun şekilde düzenlenmesi gerekmektedir.

 

Yurt içi ve yurt dışı seyahatlerde harcırah, ulaşım, konaklama, kayıt ücreti ve benzeri giderlerin ödenebilmesi için söz konusu giderlerin kabul edilen proje bütçesinde yer alması, destekleyici kuruluş uygulama esaslarına uygun olması ve görevlendirme onayında açıkça belirtilmiş bulunması zorunludur.

 

Yolluk bildirimleri, harcıraha hak kazanan kişi tarafından düzenlenmeli ve imzalanmalıdır. Yolluk bildirimi, ilgilinin fiilen gerçekleştirdiği seyahate ilişkin kişisel beyan niteliğinde olduğundan, söz konusu belgenin proje yürütücüsü veya üçüncü bir kişi tarafından ilgilisi adına imzalanması mümkün değildir.

 

Yurt dışı seyahatlerde pasaport giriş-çıkış kayıtları, biniş kartları, elektronik biletler, fatura ve ödeme belgeleri ile katılım belgeleri; yurt içi seyahatlerde ise bilet, fatura, katılım belgesi, konaklama belgesi ve harcamanın niteliğine göre gerekli diğer kanıtlayıcı belgeler ödeme evrakı ekinde sunulmalıdır. Elektronik ortamda düzenlenen belgelerde doğrulama bilgisi, karekod, doğrulama numarası veya belgeyi teyit etmeye elverişli sair bilgilerin bulunmasına dikkat edilmelidir.

Kongre, konferans, seminer ve benzeri bilimsel toplantılara katılımlarda, etkinliğin proje konusu ile ilgisinin kurulabilmesi için davet veya kabul yazısı, etkinlik programı, bildiri özeti, katılım belgesi, sunum yapıldığını gösterir belge ve varsa destekleyici kuruluş tarafından aranan diğer belgeler ödeme dosyasına eklenmelidir.

 

3. Ön Ödeme ve Avans İşlemleri

 

Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik uyarınca ön ödeme, ancak mevzuatta öngörülen hallerde ve harcama yetkilisinin uygun görmesi üzerine yapılabilecek istisnai nitelikte bir ödeme yöntemidir. Bu nedenle avans talep edilmesi, ilgilisine doğrudan ve koşulsuz ödeme yapılacağı anlamına gelmemekte olup, avansın açılabilmesi için harcamanın hukuken, mali yönden ve proje bütçesi bakımından uygun olması gerekmektedir.

 

Proje kapsamında gerçekleştirilecek yurt içi veya yurt dışı seyahatlere ilişkin harcamalarda, ilgili mevzuat ve proje uygulama esasları çerçevesinde yolluk avansı açılabilmesi için görevlendirme onayının alınmış olması, giderin kabul edilen proje bütçesinde yer alması ve harcamanın destekleyici kuruluş tarafından uygun gider olarak kabul edilmesi gerekmektedir.

 

Mal ve hizmet alımlarına ilişkin ön ödeme işlemlerinde ise ön ödemelerin mevzuat gereği harcama yetkilisi mutemedine yapılması esas olduğundan, harcama yetkilisine doğrudan mal veya hizmet alımı avansı verilmesi mümkün değildir. Bu kapsamda, mal ve hizmet alımlarına ilişkin avans işlemlerinde öncelikle harcama yetkilisi mutemedi görevlendirilmesi yapılması gerekmektedir.

 

Avanslar yalnızca verilme amacına uygun olarak kullanılmalı, amacı dışında harcama yapılmamalı ve mevzuatta öngörülen süre içerisinde mahsup edilmelidir. Avans kapatma işlemlerinde harcamaya ilişkin fatura, makbuz, bilet, katılım belgesi, konaklama belgesi, ödeme belgesi ve diğer kanıtlayıcı belgeler eksiksiz olarak sunulmalıdır.

 

Avansın süresi içinde kapatılmaması, eksik belge ile mahsup edilmeye çalışılması veya amacı dışında kullanılması halinde 5018 sayılı Kanun’un mali sorumluluğa ilişkin hükümleri ile Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde mali, idari ve hukuki sorumluluk doğabilecektir. Aynı iş için daha önce açılmış avans kapatılmadan yeniden avans talep edilmemesi esastır.

 

4. Araç Kiralama İşlemleri ve Vergisel Yükümlülükler

 

Proje kapsamında yapılacak araç kiralama işlemlerinde, kiralamanın proje faaliyeti ile doğrudan ilişkili olması, giderin kabul edilen proje bütçesinde yer alması, destekleyici kuruluş uygulama esaslarına uygun olması ve görevlendirme, arazi çalışması veya çalışma planı ile ilişkilendirilebilmesi gerekmektedir.

 

Araç kiralama hizmetlerine ilişkin düzenlenecek faturalarda; kiralanan aracın plakası, kiralama süresi, hizmetin şoförlü veya şoförsüz olup olmadığı, hizmetin hangi proje faaliyeti kapsamında alındığı, hizmet tarihleri, hizmetin mahiyeti ve yürürlükte bulunan vergi mevzuatı kapsamında uygulanması gereken KDV tevkifatına ilişkin bilgilerin açıkça gösterilmesi gerekmektedir.

 

Vergi mevzuatı uyarınca tevkifata tabi olan bir işlemin, tevkifat uygulamasından kaçınmak amacıyla birden fazla faturaya bölünmesi veya aynı işe ilişkin bedellerin farklı tarihlerde düzenlenen faturalarla parçalanması hukuka aykırılık teşkil edebilecektir. Aynı hizmete ilişkin faturaların bölünmesi, işlemin gerçek mahiyetinin gizlenmesi sonucunu doğurabileceğinden, harcamaların gerçek ekonomik bütünlüğü içerisinde değerlendirilmesi esastır.

 

Bu nedenle, vergi mevzuatına aykırı olarak düzenlendiği değerlendirilen, tevkifat uygulanmasından kaçınmak amacıyla bölündüğü tespit edilen, zorunlu bilgileri içermeyen, hizmetin mahiyetini açıkça göstermeyen veya diğer yönlerden mevzuata uygun şekilde düzenlenmeyen fatura ve belgeler ödeme işlemlerine esas alınamayacak olup, söz konusu harcamalar kabul edilmeyebilecektir.

 

Araç kiralama işlemlerinde yalnızca fatura düzenlenmiş olması ödeme için yeterli değildir. Hizmetin fiilen alındığını, proje faaliyeti kapsamında kullanıldığını, proje ile doğrudan ilişkili olduğunu ve destekleyici kuruluş esaslarına uygun bulunduğunu gösteren bilgi ve belgelerin de ödeme dosyasında bulunması gerekmektedir.

 

5. Proje Bütçesi, Destekleyici Kuruluş Esasları ve Harcama Uygunluğu

 

TÜBİTAK ve diğer dış kaynaklı projelerde yapılacak harcamaların yalnızca genel mali mevzuata uygun olması yeterli olmayıp, harcamanın aynı zamanda ilgili destek programının uygulama esaslarına, proje sözleşmesine, kabul edilen proje bütçesine ve destekleyici kuruluşun özel hükümlerine de uygun olması gerekmektedir.

 

Proje bütçesinde yer almayan, bütçe kalemleri arasında gerekli aktarım yapılmadan gerçekleştirilen, destekleyici kuruluş tarafından uygun gider kabul edilmeyen veya proje amacı ile doğrudan ilişkilendirilemeyen harcamalar ödeme işlemlerine esas alınamayabilecektir.

 

5018 sayılı Kanun’un 32 nci maddesinde yer alan “harcama talimatlarında hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgilerin yer alması gerekir” hükmü gereğince, proje harcamalarında ödenek, bütçe kalemi, hizmet gerekçesi ve harcamanın proje ile ilgisi açıkça ortaya konulmalıdır.

 

Bu nedenle seyahat, harcırah, kayıt ücreti, araç kiralama, hizmet alımı ve benzeri giderlerde işlem tesis edilmeden önce ilgili projenin kabul edilen bütçesi, TÜBİTAK veya ilgili destekleyici kuruluş uygulama esasları, proje sözleşmesi ve genel mali mevzuat birlikte değerlendirilmelidir.

 

6. Belgelerin Düzenlenmesi ve Ödeme Dosyasında Bulunması Gereken Hususlar

 

Ödeme işlemlerinde kullanılacak belgelerin usulüne uygun, okunaklı, doğrulanabilir ve harcamanın mahiyetini açıkça ortaya koyar nitelikte olması gerekmektedir.

 

Fatura ve benzeri mali belgelerde proje adı veya proje numarası, hizmetin ya da ürünün açık tanımı, tarih, tutar, vergi bilgileri ve varsa tevkifat bilgileri yer almalıdır. Eksik, hatalı, gerçeğe aykırı, sonradan düzeltilmiş olduğu anlaşılan veya harcamanın mahiyetini açıkça göstermeyen belgeler ödeme sürecinde tereddüt oluşturacağından, bu nitelikteki belgelerle işlem tesis edilmesi mümkün olmayabilecektir.

 

Yurt dışı harcamalarda dövizli belgelerin değerlendirilmesinde ilgili mali mevzuat, ödeme tarihi, belge tarihi, döviz kuru uygulaması ve destekleyici kuruluş esasları dikkate alınacağından, dövizli harcamalara ilişkin belgelerin eksiksiz şekilde sunulması gerekmektedir.

 

Ödeme dosyasına sunulan her belge, harcamanın fiilen yapıldığını, proje kapsamında gerçekleştirildiğini, mevzuata ve bütçeye uygun olduğunu ispatlamaya elverişli nitelikte olmalıdır.

 

7. Mali, İdari ve Hukuki Sorumluluk

 

Proje kapsamında gerçekleştirilen tüm harcamaların; proje bütçesine, destekleyici kuruluşun uygulama esaslarına, proje sözleşmesine, ilgili mali mevzuata ve vergi mevzuatına uygun olarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

 

5018 sayılı Kanun’un 71 inci maddesinde kamu zararı, “kamu görevlilerinin kasıt, kusur veya ihmallerinden kaynaklanan mevzuata aykırı karar, işlem veya eylemleri sonucunda kamu kaynağında artışa engel veya eksilmeye neden olunması” şeklinde düzenlenmiş olup, proje kaynaklarının mevzuata aykırı kullanılması halinde ilgililer bakımından mali sorumluluk doğabilecektir.

 

Bu kapsamda mevzuata aykırı olarak gerçekleştirilen işlemler nedeniyle ortaya çıkabilecek kamu zararları ile mali, idari ve hukuki sorumluluklar; işlemi gerçekleştirenler, belgeyi düzenleyenler, talepte bulunanlar, gerçekleştirme sürecinde görev alanlar ve onaylayanlar yönünden ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde ayrıca değerlendirilecektir.

 

Bu nedenle, tereddüt edilen hususlarda işlem tesis edilmeden önce BAP Koordinasyon Birimi ile iletişime geçilmesi; ödeme sürecinde sorun yaşanmaması, kamu zararına sebebiyet verilmemesi ve ilgililerin hak kaybına uğramaması bakımından önem arz etmektedir.

 

Bilgilerinize sunulur.