Başlangıç Tarihi : 26.06.2026 - Bitiş Tarihi : 01.01.2030

Üniversitemiz bünyesinde yürütülen TÜBİTAK ve diğer dış kaynaklı projeler kapsamında gerçekleştirilen yurt içi ve yurt dışı kongre, konferans, seminer ve benzeri bilimsel toplantılara katılım, arazi çalışmaları, araştırma-inceleme faaliyetleri ile bu faaliyetlere ilişkin seyahat, harcırah, konaklama, ulaşım, araç kiralama, kayıt ücreti, hizmet alımı ve ön ödeme işlemleri; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 6245 sayılı Harcırah Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, ilgili vergi mevzuatı, destekleyici kuruluş uygulama esasları, proje sözleşmeleri ve Üniversitemiz iç düzenlemeleri çerçevesinde yürütülmektedir.

Uygulama birliğinin sağlanması, işlemlerin mevzuata uygun şekilde yürütülmesi, proje yürütücüleri ve araştırmacıların hak kaybına uğramaması, ödeme süreçlerinde gecikme yaşanmaması ve kamu zararı doğmasına sebebiyet verilmemesi amacıyla aşağıda belirtilen hususların hatırlatılmasına ihtiyaç duyulmuştur.

Bu kapsamda, TÜBİTAK ve diğer dış kaynaklı projelerde işlem tesis edilmeden önce aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi önem arz etmektedir.

 

1. Görevlendirme İşlemleri

 

Proje kapsamında gerçekleştirilecek yurt içi ve yurt dışı kongre, konferans, seminer ve benzeri bilimsel toplantılara katılım, arazi çalışmaları, araştırma ve inceleme faaliyetleri için seyahat öncesinde usulüne uygun görevlendirme onayının alınması zorunludur.

 

Görevlendirme onaylarında; görevin amacı, gidilecek yer, görev süresi, gidiş-dönüş tarihleri, faaliyetin proje ile ilgisi, projedeki görev/unvan durumu ve giderlerin hangi bütçe kaleminden karşılanacağı açık ve tereddüde mahal vermeyecek şekilde belirtilmelidir. Ayrıca harcırah, ulaşım, konaklama, kayıt ücreti, şehir içi ulaşım, araç kiralama ve benzeri giderlerden hangilerinin proje bütçesinden karşılanacağı görevlendirme onayında açıkça yer almalıdır.

 

2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 39 uncu maddesi kapsamında öğretim elemanlarının kurumlarından yolluk almaksızın gerçekleştirecekleri belirli süreli görevlendirmelerde ilgili amirler tarafından izin verilebilmekte ise de; görevlendirmenin süresinin mevzuatta öngörülen sınırları aşması, yolluk/yevmiye ödenmesini gerektirmesi veya görevlendirmeye ilişkin giderlerin Üniversite bütçesi, döner sermaye gelirleri ya da proje bütçesinden karşılanacak olması halinde ilgili yönetim kurulu kararı ile Rektör onayının birlikte alınması gerekmektedir.

 

Bu nedenle, proje bütçesinden herhangi bir giderin karşılanmasının talep edildiği görevlendirmelerde yalnızca yönetim kurulu kararı veya yalnızca Rektör oluru ile işlem tesis edilmesi yeterli olmayabilecek olup, ilgili mevzuat ve Üniversitemiz uygulamaları çerçevesinde gerekli tüm onay süreçlerinin tamamlanması gerekmektedir.

 

Görevlendirme onayı alınmadan gerçekleştirilen seyahatlere ilişkin harcırah, ulaşım, konaklama, kayıt ücreti, araç kiralama ve benzeri giderlerin proje bütçesinden karşılanması mümkün olmayabileceğinden, seyahat öncesinde tüm izin ve onay işlemlerinin tamamlanmasına özen gösterilmelidir.

 

Öğrenciler, lisansüstü öğrenciler, bursiyerler ve proje kapsamında görev alan diğer kişilere ilişkin görevlendirme/izin işlemleri, ilgilinin statüsü ve bağlı bulunduğu birim dikkate alınarak tesis edilmelidir. Lisans, yüksek lisans ve doktora öğrencileri adına yapılacak görevlendirme ve izin işlemlerinin öğrencinin bağlı bulunduğu fakülte, enstitü veya yüksekokul tarafından ilgili eğitim-öğretim mevzuatı ve Üniversitemiz iç düzenlemeleri çerçevesinde yürütülmesi gerekmektedir. Bu nedenle, proje yürütücüsü tarafından öğrenci adına tek başına görevlendirme yapılması hukuken yeterli değildir.

 

2. Seyahat Giderleri, Harcırah ve Yolluk Bildirimleri

 

Yurt içi ve yurt dışı seyahatlerde harcırah, ulaşım, konaklama, kayıt ücreti ve benzeri giderlerin ödenebilmesi için söz konusu giderlerin proje bütçesinde yer alması, destekleyici kuruluş uygulama esaslarına uygun olması ve görevlendirme onayında açıkça belirtilmiş olması gerekmektedir.

 

Yolluk bildirimleri, harcıraha hak kazanan kişi tarafından düzenlenmeli ve imzalanmalıdır. Yolluk bildirimi, kişinin fiilen gerçekleştirdiği seyahate ilişkin beyan niteliğinde olduğundan, söz konusu belgenin proje yürütücüsü tarafından ilgili kişi adına imzalanması mümkün değildir.

 

Yurt dışı seyahatlerde pasaport giriş-çıkış kayıtları, biniş kartları, elektronik biletler, fatura ve ödeme belgeleri ile katılım belgeleri; yurt içi seyahatlerde ise bilet, fatura, katılım belgesi, konaklama belgesi ve benzeri kanıtlayıcı belgeler ödeme evrakı ekinde sunulmalıdır. Elektronik ortamda düzenlenen belgelerde belge doğrulama bilgileri, karekod veya doğrulama numarası bulunmasına dikkat edilmelidir.

 

Kongre, konferans, seminer ve benzeri bilimsel toplantılara katılımlarda, etkinliğin proje konusu ile ilişkisinin kurulabilmesi için davet/kabul yazısı, program, bildiri özeti, katılım belgesi veya sunum yapıldığını gösterir belgeler ödeme dosyasına eklenmelidir.

 

3. Ön Ödeme / Avans İşlemleri

 

Proje kapsamında gerçekleştirilecek yurt içi veya yurt dışı seyahatlere ilişkin harcamalarda, ilgili mevzuat ve proje uygulama esasları çerçevesinde yolluk avansı açılabilmektedir. Ancak avans talebinde bulunulabilmesi için görevlendirme onayının alınmış olması, giderin proje bütçesinde yer alması ve harcamanın destekleyici kuruluş tarafından uygun kabul edilen giderler arasında bulunması gerekmektedir.

 

Mal ve hizmet alımlarına ilişkin ön ödeme işlemlerinde ise ön ödemeler, mevzuat gereği harcama yetkilisi mutemedine yapılabildiğinden, harcama yetkilisine doğrudan mal veya hizmet alımı avansı verilmesi mümkün değildir. Bu nedenle, mal ve hizmet alımlarına ilişkin avans işlemlerinde öncelikle harcama yetkilisi mutemedi görevlendirilmesi yapılması gerekmektedir.

 

Avanslar yalnızca verilme amacına uygun olarak kullanılmalı, amacı dışında harcama yapılmamalı ve süresi içinde mahsup edilmelidir. Avans kapatma işlemlerinde harcamaya ilişkin fatura, makbuz, bilet, katılım belgesi, konaklama belgesi, ödeme belgesi ve diğer kanıtlayıcı belgeler eksiksiz olarak sunulmalıdır.

 

Avansın süresi içinde kapatılmaması, eksik belge ile mahsup edilmeye çalışılması veya amacı dışında kullanılması halinde ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde mali, idari ve hukuki sorumluluk doğabilecektir. Aynı iş için önceki avans kapatılmadan yeniden avans talep edilmemesi esastır.

 

4. Araç Kiralama İşlemleri ve Vergisel Yükümlülükler

 

Proje kapsamında yapılacak araç kiralama işlemlerinde, kiralamanın proje faaliyeti ile doğrudan ilişkili olması, giderin proje bütçesinde yer alması, destekleyici kuruluş uygulama esaslarına uygun olması ve görevlendirme/çalışma planı ile ilişkilendirilebilmesi gerekmektedir.

 

Araç kiralama hizmetlerine ilişkin düzenlenecek faturalarda; kiralanan aracın plakası, kiralama süresi, hizmetin şoförlü veya şoförsüz olup olmadığı, hizmetin hangi proje faaliyeti kapsamında alındığı, hizmet tarihleri ve yürürlükte bulunan vergi mevzuatı kapsamında uygulanması gereken KDV tevkifatına ilişkin bilgilerin açıkça gösterilmesi gerekmektedir.

 

Tevkifata tabi bir işlemin, tevkifat uygulamasından kaçınmak amacıyla birden fazla faturaya bölünmesi veya aynı işe ilişkin bedellerin farklı tarihlerde düzenlenen faturalarla parçalanması mevzuata aykırılık teşkil edebilecektir. Aynı hizmete ilişkin faturaların bölünmesi, işlemin gerçek mahiyetinin gizlenmesi sonucunu doğurabileceğinden, harcamaların gerçek ekonomik bütünlüğü içerisinde değerlendirilmesi esastır.

 

Bu nedenle, vergi mevzuatına aykırı olarak düzenlendiği değerlendirilen, tevkifat uygulanmasından kaçınmak amacıyla bölündüğü tespit edilen, zorunlu bilgileri içermeyen, hizmetin mahiyetini açıkça göstermeyen veya diğer yönlerden mevzuata uygun şekilde düzenlenmeyen fatura ve belgeler ödeme işlemlerine esas alınamayacak olup, söz konusu harcamalar kabul edilmeyebilecektir.

 

Araç kiralama işlemlerinde yalnızca fatura düzenlenmiş olması ödeme için yeterli olmayıp, hizmetin fiilen alındığını, proje faaliyeti kapsamında kullanıldığını ve proje ile doğrudan ilişkili olduğunu gösteren bilgi ve belgelerin de ödeme dosyasında bulunması gerekmektedir.

 

 

5. Proje Bütçesi, Destekleyici Kuruluş Esasları ve Harcama Uygunluğu

 

TÜBİTAK ve diğer dış kaynaklı projelerde yapılacak tüm harcamaların, yalnızca genel mali mevzuata uygun olması yeterli değildir. Harcamanın aynı zamanda ilgili destek programının uygulama esaslarına, proje sözleşmesine, kabul edilen proje bütçesine ve destekleyici kuruluşun özel hükümlerine de uygun olması gerekmektedir.

 

Proje bütçesinde yer almayan, bütçe kalemleri arasında aktarım yapılmadan gerçekleştirilen, destekleyici kuruluş tarafından uygun gider kabul edilmeyen veya proje amacı ile doğrudan ilişkilendirilemeyen harcamalar ödeme işlemlerine esas alınamayabilecektir.

 

Bu nedenle seyahat, harcırah, kayıt ücreti, araç kiralama, hizmet alımı ve benzeri giderlerde işlem tesis edilmeden önce ilgili projenin kabul edilen bütçesi, TÜBİTAK/destekleyici kuruluş uygulama esasları ve proje sözleşmesi birlikte değerlendirilmelidir.

 

 

6. Belgelerin Düzenlenmesi ve Ödeme Dosyasında Bulunması Gereken Hususlar

 

Ödeme işlemlerinde kullanılacak belgelerin usulüne uygun, okunaklı, doğrulanabilir ve harcamanın mahiyetini açıkça ortaya koyar nitelikte olması gerekmektedir.

 

Fatura ve benzeri mali belgelerde proje adı veya proje numarası, hizmetin/ürünün açık tanımı, tarih, tutar, vergi bilgileri ve varsa tevkifat bilgileri yer almalıdır. Eksik, hatalı, gerçeğe aykırı, sonradan düzeltilmiş olduğu anlaşılan veya harcamanın mahiyetini açıkça göstermeyen belgeler ödeme sürecinde sorun oluşturabilecektir.

 

Yurt dışı harcamalarda dövizli belgelerin değerlendirilmesinde ilgili mevzuat, ödeme tarihi, belge tarihi ve destekleyici kuruluş esasları dikkate alınacağından, dövizli harcamalara ilişkin belgelerin eksiksiz şekilde sunulması gerekmektedir.

 

 

7. Mali, İdari ve Hukuki Sorumluluk

 

Proje kapsamında gerçekleştirilen tüm harcamaların; proje bütçesine, destekleyici kuruluşun uygulama esaslarına, proje sözleşmesine, ilgili mali mevzuata ve vergi mevzuatına uygun olarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

 

Mevzuata aykırı olarak gerçekleştirilen işlemler nedeniyle ortaya çıkabilecek kamu zararları ile mali, idari ve hukuki sorumluluklar; işlemi gerçekleştirenler, belgeyi düzenleyenler, talepte bulunanlar, gerçekleştirme sürecinde görev alanlar ve onaylayanlar bakımından ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde sorumluluk doğurabilecektir.

 

Bu nedenle, tereddüt edilen hususlarda işlem tesis edilmeden önce BAP Koordinasyon Birimi ile iletişime geçilmesi, ödeme sürecinde sorun yaşanmaması ve ilgililerin hak kaybına uğramaması bakımından önem arz etmektedir.